Uma porta para a empresa virtual
(Revista TI - Janeiro/2000)

O mercado está preparado para organizações sem a infra-estrutura e a apresentação dos tradicionais escritórios? O consultor Carlos Nepomuceno apostou no modelo virtual há um ano e não se arrepende.

Por Daniel Aisenberg

Um dos primeiros requisitos para se criar uma empresa é o aluguel de uma sala e e a montagem da infra-estrutura física do local, certo? Pode ser, mas a tecnologia e os novos conceitos trazidos pela Internet abrem caminho para uma alternativa mais barata e flexível: a empresa virtual.

O jornalista Carlos Nepomuceno apostou nessa fórmula para sua consultoria: com uma intranet servindo de fio condutor para uma equipe dispersa pelo Rio de Janeiro, a PontoNet ganhou agilidade, flexibilidade e um orçamento muito mais enxuto.

É claro que a redução drástica de custos fixos não basta para consagrar a empresa virtual como solução perfeita para qualquer empreendedor. A resistência cultural de clientes, a dificuldade de coordenação de profissionais remotos e vários outros fatores inspiram prudência.

Para ajudar você a entender melhor o funcionamento desse sistema de trabalho, conversamos com Nepomuceno sobre sua experiência com a PontoNet. Quem sabe esse não é o caminho para a sua (futura) empresa também?

Entrevista com Carlos Nepomuceno

Como surgiu a idéia de montar uma empresa virtual?

Qualquer empresário que queira ter um negócio acha que a primeira coisa a fazer é montar uma sala. Isso é um tradição internacional. O que eu digo para os nossos amigos empreendedores iniciantes é que não montem sala ou outro tipo de estrutura que não seja realmente necessária. A norma que eu uso é a seguinte: projetos fixos, custos fixos; projetos variáveis, custos variáveis. Não adianta ter um projeto de custo alto se não se tem recursos para os custos.

Para uma empresa do perfil da Ponto Net - uma consultoria de estratégia para Internet - não é necessário ter escritório. Eu trabalho com clientes de grande porte como Petrobras e Instituto de Resseguros do Brasil, que não vão sair do lugar delas para visitar ninguém. Muito pelo contrário, elas é que querem ser visitadas.

Então, cheguei à conclusão de que a sala estava mais atrapalhando do que ajudando. Para pagar o custo fixo, você começa a arrumar pequenos clientes, que vão te trazer clientes menores ainda. Aí, no fim do mês, você consegue pagar os gastos com a sala, mas não consegue ganhar dinheiro, o que vai gerando um círculo vicioso.

O que você fez quando percebeu isso?

Decidi fechar a sala e partir para a consultoria individual, mas cheguei à conclusão de que isso também não adiantava muito; era necessário ter uma equipe. A demanda hoje da Internet é muito maior do que a gente pode atender. Você precisa se desdobrar e, para isso, precisa de pessoas te ajudando.

Decidi, então, trabalhar em casa. Montei um escritório na casa da minha sogra e comecei a trabalhar com as pessoas à distância. Para contratar mão de obra, coloquei um anúncio no jornal com as seguintes condições: ter um micro conectado à Internet e um celular. Entrevistei os candidatos e formei a equipe. Essa equipe trabalha em casa, mas é claro que, às vezes, é necessário estar junto do cliente.

Como funciona o fluxo de trabalho dessa equipe remota?

Logo de início, surgiram problemas de comunicação, como alguns e-mails não chegando ou demorando muito. Então, bolei uma intranet que funciona basicamente como uma tabela de tarefas, projetos e prazos para cada funcionário cumprir. Essa foi uma forma que encontrei de controlar as tarefas desenvolvidas pelos funcionários e ver, no fim do mês, o andamento de todos os projetos.

Ao fim de cada mês, o cliente também recebe um controle de tudo que foi feito. Também disponibilizo a intranet para o cliente, para que ele tenha acesso ao cronograma do projeto. Além disso, todas as mensagens que trocamos com o cliente é via lista. O negócio ficou tão bacana que muitos clientes já estão interessados em comprar o meu sistema de intranet.

Os funcionários da sua empresa têm vínculo empregatício?

Minha gerente recebe através de uma cooperativa, e meus estagiários são do CIEE. O conceito virtual não muda em nada os aspectos legais da empresa - o que ele muda é a forma de trabalhar.

A equipe costuma se reunir fisicamente?

Temos encontros eventuais, mas juntar todo mundo no mesmo lugar só acontece mesmo no almoço de fim de ano.

Ainda é muito forte a questão do horário e de uma rotina de trabalho presencial do funcionário. Como você lida com isso em uma empresa virtual?

O que está dando certo é o seguinte: eu tento dosar o trabalho em casa com visitas a clientes, ou seja, forço o cara a sair de casa. Também procuro alocar as pessoas para trabalharem nas instalações do cliente. Pago um pouco a mais aos meus funcionários para cobrir os gastos com Internet e telefone.

Há quanto tempo a Ponto Net trabalha no esquema virtual?

A empresa existe há quatro anos. No primeiro ano, trabalhei no quarto de empregada em casa; no segundo, em uma sala em Copacabana; no terceiro ano, sozinho e no quarto, com a intranet.

Como isso funciona no papel?

Ter uma empresa em casa é normal. No meu caso, o alvará é da minha sogra. Mesmo com uma empresa virtual, a burocracia e as normas são as mesmas.

Esse é um rumo sem volta para a sua empresa?

Pode até ser que no ano que vem eu monte uma sala. Quero deixar claro que não sou contra ter um escritório. A questão é saber se você precisa ou não disso para ganhar dinheiro. Um livro muito bom que fala sobre o assunto é o >"Como ser um consultor independente de sucesso", da Ediouro. O autor recomenda uma avaliação muito criteriosa para decidir se realmente vale a pena ter uma sala.

O brasileiro acha que o cliente não vai levar a sério o trabalho só porque a empresa não tem um escritório. Mas o próprio cliente está querendo cortar os custos, o que combina com essa idéia.

Mas, no Brasil, uma empresa virtual não sofre dessa falta de credibilidade?

Se a empresa tem um nome no mercado, não há porque carecer de credibilidade em seus trabalhos só porque você não está instalado em um escritório.

Mas isso complica a história para as empresas que estão começando...

Não é a sala que vai fazer a diferença, mas a forma com que a empresa irá se apresentar no mercado. O cliente não vai visitar seu escritório, mas certamente vai visitar seu site, e isso conta mais. O que todo muito quer é preço bom e qualidade de trabalho.

Você se encorajaria a contratar alguém de São Paulo, Brasília ou outras regiões?

Posso ter programador visual até no Japão. O importante é a cultura do cara que trabalha. Não me preocupo com a vida pessoal dos meus funcionários, como eles são, em que horário estão trabalhando em casa etc. O que quero é que os prazos sejam cumpridos. Mas tem gente que não consegue trabalhar dessa forma e se enquadrar no esquema. Por isso, costumo contratar pessoas por projetos, para trabalhar por um tempo determinado.

Como os negócios são geralmente fechados?

Por contatos. Tenho quatro anos de empresa e nunca fechei negócio pela Internet. Isso não dá certo.

Alguma dica final para empreendedores iniciantes em TI?

É bom olharem em quê a Internet pode ser útil, se não vale a pena trabalhar à distância. Nem todo mundo está preparado para isso, mas é bom as pessoas já irem se preparando. Também é preciso manter a mente aberta a mudanças - porque eu mesmo, se amanhã chegar à conclusão de que estou perdendo dinheiro por não ter uma sala, montarei uma rapidinho.