Saiba como foi desenvolvido o E-trabalho

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Entrevista de Carlos Nepomuceno sobre trabalho a distância

Veja o que o cliente
tem a dizer!

E-trabalho: tudo que você precisa na web para administrar o seu projeto

O e-trabalho viabiliza a administração e o gerenciamento de projetos on-line de qualquer lugar e a qualquer tempo através de uma central de trabalho situada na Internet.

No início das atividades da Pontonet procurou-se na rede alguma ferramenta que pudesse resolver a grande dor de cabeça: gerenciar e-mails, enviar, fiscalizar e poder comentar tarefas de qualquer lugar. E também receber o aviso que uma determinada tarefa solicitada realmente tinha sido cumprida. Ou expirada no prazo pedido.

Naquele momento surgiu a idéia de fazer um software próprio que foi desenvolvido há dois anos e está na sua versão 3.0 (com a 4.0 em desenvolvimento). Desenvolvido em ASP (Active Server Page), o programa roda no ambiente NT. Uma vez instalado em um provedor de acesso como a Locaweb, passamos a gerenciar todos os nossos projetos por ele.

O software se encaixa perfeitamente para um perfil de gerente que emita grande parte das tarefas para sua equipe por e-mail.

O que acontece com este administrador antes do E-trabalho?

Ele passa a não ter um controle profissional de todas as tarefas enviadas para sua equipe. Precisa passar a buscar nos e-mails enviados para saber se os pedidos foram realizados.

Outro problema: ele passa a ficar dependente da sua máquina. Se estiver em casa ou em outro micro não pode acompanhar o andamento das atividades.

Outro problema sério para este gerente é a emissão mensal de relatórios para cada um dos projetos que ele participa.

O e-trabalho é voltado para resolver estes problemas.

O software se encaixa perfeitamente para projetos de manutenção e suporte, com tarefas eventuais e rotineiras.

Não é um substituto do MS-Project, por exemplo, pois não visa acompanhar processo de desenvolvimento de projetos.

Testado há mais de três anos pela própria Pontonet - empresa que já gerenciou mais de 130 projetos a distância, o software está em uma fase de maturidade e funcionalidade - pronto para ser usado e conseguir ganhos importantes para a sua empresa ou instituição.

Benefícios

Agiliza o andamento de cada etapa dos processos e otimiza o relacionamento com o cliente.

Promove a tomada de decisões, na medida em que permite que membros da equipe dispersos estejam a par de cada uma das tarefas a serem executadas para cada cliente e do status de cada uma delas.

Introduz maior visibilidade ao projeto, ao status e às tomadas de decisões.

Reduz custos diretos na medida em que otimiza as horas dedicadas na execução de cada tarefa, dispensa deslocamentos e manutenção de grandes áreas e estruturas de trabalho.

Reduz custos indiretos como material de escritório, ligações telefônicas e manutenção de equipamentos.

Proporciona ganho de tempo que pode ser redirecionado para força de vendas e aumento de faturamento.

Agrega valor e qualidade a empresas compostas por equipes de trabalho como consultorias, departamentos de pesquisa, assessorias de imprensa, redações, editoras, entre outras prestadoras de serviços.

Cria um mecanismo automático de auditoria e controle por projeto.

Reduz custo de treinamento na medida em que torna fácil a assimilação dos processos.

Mantém toda a equipe trabalhando no mesmo ambiente que está acostumada, mas criando uma metodologia de controle eficaz para gerenciamento do projeto.

Evita que o cliente entre em contato direto com a equipe interna da empresa.

O que o software permite?

Cadastrar pessoas da equipe com e-mail e telefone de cada um, com os seguintes perfis:

administrador - poderes totais para criar, editar e deletar dados no sistema;

equipe interna - poderes limitados, não pode deletar dados, mas visualizam todos os projetos;

equipe externa - igual a interna, mas visualiza apenas os projetos escolhidos pelo administrador, útil para tercerizados;

clientes - visualiza apenas o seu projeto, pode incluir tarefas e documentos, ao ser cadastrado define-se quais membros da equipe interna e externa receberão pedidos do mesmo.

Cadastrar todos os projetos que esteja desenvolvendo, seja eles de desenvolvimento ou de simples rotina de trabalho

Incluir documentos pela própria web, identificando cada um conforme o seu projeto, na versão mais nova, permite a recolocação de uma nova versão do arquivo, preservando os comentários das versões anteriores.

Incluir tarefas definindo quem vai executar, quando, para que projeto, qual a prioridade da mesma, para quem será enviada cópia para os membros da equipe e anexando arquivos a tarefa, com aviso por e-mail de data de expiração e ainda as horas gastas na execução de cada uma delas, registradas manualmente por quem as executa.

Recoloca tarefas automaticamente e inclui tarefas rotineiras semanais ou mensais

Integração transparente entre o programa e qualquer navegador do mercado e qualquer programa de correio eletrônico, tornando o trabalho indolor para todos os que usam o programa não tirando cada um do ambiente que já está acostumado;

Envio de avisos gerais para um ou todos membros da equipe cadastrada, com armazenamento das mensagens

Envio de avisos gerais para o cliente com armazenamento das mensagens

Envio de e-mail de alarme para solicitante quando determinada expirou

Link com serviços de lista de discussão para armazenamento de troca de mensagens do projeto que envolvam pessoas não cadastradas no sistema

Geração automática de relatório mensal de tarefas concluídas por projeto.

Criação de área para o cliente colocar tarefas por dentro do sistema, em um conceito de Extranet

Tabela de controle de tarefas por projeto ou por pessoa com critério de relatório por: prioridade, status, data de expiração ou projeto

Arquivo morto para armazenamento de projetos e equipes antigas, que podem voltar a ser colocados ativas

Visualização na primeira página de todas as tarefas a serem realizadas no dia para o administrador e equipe interna.

Visualização de Tabela editável para as tarefas rotineiras.

Deleta automaticamente no FTP os documentos apagados no sistema.

Usuários atuais do software
(alguns ainda na fase de avaliação para compra)

Petrobras Matriz - adaptou o software para ambiente Notes;

2Ddesign - utiliza para gerenciamento de projetos web;

TPC - Arquitetura - adaptado para gerenciamento de projetos de edifícios;

Pontonet Consultoria - atualmente utilizamos o software para manter o site do IRB-BrasilRe (maior resseguradora da América Latina).

Ampsoft - para acompanhamento de projetos de software para a área de seguros.

Características técnicas

Nome do sistema
e-trabalho - versão 3.1

Ambiente operacional
NT (pode rodar em servidores públicos como o da Locaweb)

Pré-requisitos
- Windows NT
- Microsoft Access
- Componente de envio de e-mail (AspMail) e de upload (SA-FileUp)
- AspMail
http://www.serverobjects.com/products.htm#aspmail
U$ 49.95 (Licença por servidor)
- SAFileUp
http://www.softartisans.com/softartisans/saf.html
U$ 129.00 (Licença por servidor)

Custo estimado
Sob consulta.

Formas de comercialização
- Licença de uso / Modelo de venda e instalação no cliente

Linguagem de desenvolvimento ASP

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